לעצור משאיות בדרך: כשאומץ ניהולי פוגש חשיבה תהליכית חדשנית

"ההיסטוריה תמיד חוזרת", "מה שהיה הוא שיהיה", "אין חדש תחת השמש" - ביטויים אלו, השזורים בשפתנו, משקפים את נטייתנו האנושית להסתכל על העבר ולהניח שכך בדיוק ייראה העתיד. חשיבה ליניארית שפשוט ממשיכה את הקו מהעבר אל העתיד.

למשל, בפרסומי בתי ההשקעות. המובילים בתשואות מבליטים את הצלחותיהם בדירוג מול המתחרים, בניסיון לשכנע שהצלחות העבר מבטיחות ביצועים עתידיים טובים יותר.

פרשנים , מומחים בתחומים שונים, אנשי מדע ואחרים, נשאלים תדיר במדיות השונות על העתיד, מתוך ציפייה של השואלים לקבל בהירות לגבי העתיד.

הטבע האנושי מחפש וודאות בתוך אי הוודאות של העתיד, ומוצא אותה בהנחה שהעתיד יהיה דומה לעבר.

אלא שכפי שאמר אדם חכם פעם - "חיזוי הוא מקצוע מסובך, בעיקר כשמתעסקים בעתיד"!

חשיבה אסטרטגית וההזנחה של השוטף

בעולם הניהול, ישנם תחומים שזוכים להתבוננות מתמדת ומובנית אל העתיד. מכירות, נתח שוק, פיתוח מוצרים חדשים, פעילויות חדשות וחדשנות –בתחומים אלו עוסקות הנהלות, בדיונים אסטרטגים, בדיוני מסגרת תקציב ובהזדמנויות רבות אחרות. הרעיון הוא לצאת מהתבנית הליניארית ולחשוב שונה.

אולם בעוד שהאסטרטגיה זוכה לתשומת לב, פעילויות שוטפות רבות בארגון נותרות ללא בחינה מחודשת: ייצור, שירות, לוגיסטיקה, ניהול ספקים, מימון ועוד. בתחומים אלו נהוג להניח ש"אם זה עובד, אין צורך לתקן". אך האם באמת סביר להניח שמה שעבד בעבר ימשיך לעבוד גם בעתיד

הקסם שבמערכות פועלות

חוויתי פעם שיחת טלפון, עוד בתקופת הGSM, עם מומחה תקשורת אלחוטית – ד"ר לתקשורת אלחוטית, יזם, יוצא רפא"ל. השיחה התנתקה, וכשחידשנו אותה, אמר לי המומחה שאני ודאי מופתע מניתוק השיחה, אבל הוא לעומת זאת, מתוך הבנתו את המורכבות, מופתע בכל פעם שהשיחה מצליחה!

הנמשל בעיני (שלא בטוח שהוא התכוון אליו) הנו שכל מערכת שפועלת היא סוג של קסם. התאום והמורכבות מתרחשים לנגד עיננו בכל רגע, בכל מערכת פועלת, בין אם מערכת מכאנית אלקטרונית או אנושית.

חשבו על הדוגמאות הבאות:

* שיחת זום בין שני אנשים - שני אנשים במקומות שונים מתחברים לאותו קישור באותו זמן, עם אותה תוכנה, מתגברים על כשלים טכניים בווידאו ובקול, ומצליחים לנהל שיחה.

* פגישה בין שלושה אנשים- שלושה אנשים פינו זמן, הגיעו למקום מוסכם, מצאו חניה... זה נראה טריוויאלי רק כי זה בדרך כלל עובד!

* משאית המספקת סחורה ללקוח - כמה תהליכים חייבים להתרחש כדי שהמשימה הפשוטה הזו תצליח? סחורה במחסן שתואמת לרישום במערכת המידע, העמסה נכונה לפי דרישת הלקוח, הגעה לכתובת הנכונה בזמן שהמקום מאויש...

מ"יהיה בסדר" לחדשנות תהליכית

כאשר הנחת הבסיס היא שהכל קסם והכל יכול להשתבש, פתאום כל תהליך ראוי לבחינה מחודשת, לניתוח ולתוכנית גיבוי. זוהי אמירה שנשמעת טריוויאלית, אך למעשה מתקיימת מעט מאוד בארגונים, אם בכלל.

אם כל תהליך שפועל הוא למעשה סוג של נס מתוזמן, באפשרותנו להתייחס אחרת לסיכונים תפעוליים.

חדשנות אמיתית מתרחשת לא רק במוצרים, אלא גם בתהליכי חשיבה ובעקבותיהם בתהליכים במציאות. מנהלים מצוינים יודעים להטיל ספק בתהליכים "שעובדים" ולשאול: מה אם הם יפסיקו לעבוד מחר? מה התכנון שלנו? האם המערכת שלנו גמישה מספיק לזעזועים?

כשהאומץ פוגש את המשבר

עבדתי בעבר בחברה יצרנית שמצאה עצמה בתוך משבר עולמי, נדרשת להחליט אם לעצור הצטיידות במלאים לאחר שכבר התחייבה לקחת את הסחורה (הזמנות רכש). למרות הקושי המשפטי וחוסר ההיגיון הכלכלי לכאורה, בזכות מנהל שהבין את המצב החריג, עצרנו משאיות מלאות סחורה בדרכן למחסני החברה, ושלחנו אותן חזרה לספקים.

החלטה זו, שבמבט ראשון נראתה שגויה לחלוטין - הפרת התחייבויות, סיכון משפטי, ופגיעה ביחסי ספקים - היא בדיוק ההחלטה שהצילה את החברה מקריסה תזרימית תחת עומס מלאי שלא ניתן היה למכור. המנהל שקיבל את ההחלטה הקשה הזו לא נשען על הנחה ש"יהיה בסדר", אלא בחן את המציאות המשתנה וקיבל החלטה אמיצה ולא שגרתית.

בעולם שבו אנו פועלים, חשיבה על תרחישי קיצון ומוכנות לקבלת החלטות קשות במצבי משבר היא חלק מחוסן ארגוני. לפעמים דווקא השבירה של תהליכים קבועים היא שמצילה ארגונים.

בפעם הבאה שאתם שומעים "יהיה בסדר" או פשוט ש"זה עובד" בארגון שלכם, שאלו את עצמכם – האם אנחנו מוכנים לתרחיש שבו זה "*לא* יהיה בסדר"? כי שם נמצאת החדשנות האמיתית.